Personvernerklæring

Falkeid Shipping AS er forpliktet til å beskytte ditt personvern og sikre at dine personopplysninger behandles i samsvar med EUs personvernforordning (GDPR) og den norske personopplysningsloven.

- 01

Hva er formålet med dette dokumentet?

Falkeid Shipping AS og Falkeid Management AS (heretter «Selskapet» eller «Vi») er forpliktet til å beskytte personvernet og sikkerheten til dine personopplysninger.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi samler inn, lagrer og bruker personopplysninger om deg under og etter ditt arbeidsforhold hos oss, i samsvar med personvernlovgivningen, inkludert personvernforordningen (GDPR). Den gjelder for alle ansatte og kontraktører.

Selskapet er en «behandlingsansvarlig». Dette betyr at vi er ansvarlige for å bestemme hvordan vi oppbevarer og bruker personopplysninger om deg. Vi er pålagt etter personvernlovgivningen å informere deg om opplysningene i denne personvernerklæringen.

Denne erklæringen gjelder nåværende og tidligere ansatte, samt kandidater til nye stillinger. Dette dokumentet utgjør ikke en del av noen ansettelseskontrakt eller andre avtaler om levering av tjenester. Erklæringen kan oppdateres når som helst, og vi vil informere deg dersom dette skjer.

- 02

Prinsipper for databeskyttelse

Vi overholder personvernlovgivningen. Dette betyr at personopplysningene vi har om deg alltid må være:

- 03

Typen informasjon Vi har om deg

Personopplysninger eller persondata betyr enhver informasjon om en identifisert eller identifiserbar fysisk person («den registrerte»); en identifiserbar fysisk person er en person som direkte eller indirekte kan identifiseres, særlig ved hjelp av en identifikator, for eksempel et navn, identifikasjonsnummer, stedsinformasjon, nettidentifikator eller ett eller flere elementer som er spesifikke for den fysiske, genetiske, psykologiske, økonomiske, kulturelle eller sosiale identiteten til vedkommende.

Vi samler inn, lagrer og bruker følgende kategorier av personopplysninger om deg:

Personlige kontaktopplysninger som navn, tittel, fødselsdato, fødested, hjemmeadresse, telefonnumre og e-postadresser.
Navn, hjemmeadresse og telefonnummer til nærmeste pårørende (nødkontakt), kjønn.
Personnummer / nasjonalt identifikasjonsnummer
Bankkontodetaljer, lønnsopplysninger og skatteinformasjon
Lønn, årlig ferie, pensjon og fordelsinformasjon
Ansettelsens start- og sluttdato
Arbeidssted
Kopi av førerkort, pass, nasjonalt ID-kort, fødsels- eller vigselsattest, skilsmissebevilling.
Rekrutteringsinformasjon (inkludert dokumentasjon på arbeidsrettigheter, referanser fra agenter eller tidligere arbeidsgivere, CV eller søknadsbrev som en del av søknadsprosessen).
Fullstendige ansettelsesopplysninger (inkludert kontrakt, vilkår og betingelser, stillingstitler, arbeidshistorikk, arbeids- og hviletider, forfremmelser, fravær og datoer i land) samt lønnshistorikk.
Ytelses- og vurderingsinformasjon
Disiplinær- og klageinformasjon
Informasjon om din bruk av våre kommunikasjons- og informasjonssystemer, fotografier og videoer
Ulykkesbok, førstehjelpsjournaler, skader på arbeidsplassen og informasjon om tredjepartsulykker
Arbeidssertifikater, sjømannsservicebok/avmønstringsbok, tjenesteregister
Bevis på din rett til å arbeide i Norge og/eller om bord på et fartøy (immigrasjonsstatus)

Vi kan også samle inn, lagre og bruke følgende «spesielle kategorier» av mer sensitiv persondata. Sensitiv persondata inkluderer: informasjon om rase eller etnisk opprinnelse, informasjon om politiske overbevisninger, informasjon om religion, informasjon om filosofiske overbevisninger, informasjon om fagforeningsmedlemskap, genetisk informasjon, biometrisk informasjon for unik identifikasjon, helseopplysninger (inkludert medisinske tilstander, helse- og sykeregistre), seksuell informasjon, informasjon om seksuell orientering, informasjon om straffedommer og informasjon om lovbrudd.

- 04

Hvordan blir dine personopplysninger samlet inn?

Vi samler vanligvis inn personopplysninger om ansatte og kontraktører gjennom søknads- og rekrutteringsprosessen, enten direkte fra kandidater, et bemanningsbyrå eller en bakgrunnssjekkleverandør. Noen ganger innhenter vi også tilleggsinformasjon fra tredjeparter, inkludert tidligere arbeidsgivere, kredittopplysningsbyråer eller andre bakgrunnssjekkbyråer. I tillegg vil vi motta ytterligere informasjon i løpet av arbeidsforholdet ditt hos oss.

- 05

Hvordan Vi vil bruke informasjon om deg.

Vi vil kun bruke dine personopplysninger når loven tillater det, og oftest i følgende tilfeller:

Det kan i sjeldne tilfeller være nødvendig å bruke dine personopplysninger for å beskytte dine eller selskapets interesser.

Situasjonene der vi vil behandle dine personopplysninger er listet opp nedenfor.

ta en beslutning om din rekruttering eller ansettelse
fastsette vilkårene for ditt arbeid hos oss
sjekke om du har lovlig rett til å jobbe i Norge / om bord på et fartøy og gi deg sikkerhetsklarering som er passende for din rolle
betale deg og, hvis du er ansatt, trekke skatt og trygdeavgift
samarbeide med pensjonsleverandøren din, gi informasjon om endringer i ansettelsen din, for eksempel forfremmelser, endringer i arbeidstid/kontrakt
generell administrasjon av kontrakten vi har inngått med deg
forretningsstyring og planlegging, inkludert regnskap og revisjon
gjennomføring av medarbeidersamtaler, styring av ytelse og fastsettelse av ytelseskrav
ta beslutninger om lønnsrevisjoner og kompensasjon
vurdere kvalifikasjoner for en bestemt jobb eller oppgave, inkludert beslutninger om forfremmelser
innhente bevis og iverksette nødvendige tiltak knyttet til eventuelle klagesaker eller disiplinærsaker og tilhørende høringer
gjøre nødvendige ordninger for avslutningen av **vårt** arbeidsforhold
utdanning, opplæring og utviklingsbehov
håndtering av juridiske tvister som involverer deg eller andre ansatte og kontraktører, inkludert arbeidsulykker
overholde helse- og sikkerhetsforpliktelser
for å forhindre svindel
for å overvåke din forretningsmessige og personlige bruk av våre informasjons- og kommunikasjonssystemer for å sikre overholdelse av våre IT-retningslinjer
for å sikre nettverks- og informasjonssikkerhet, inkludert å forhindre uautorisert tilgang til våre datamaskin- og elektroniske kommunikasjonssystemer og forhindre distribusjon av ondsinnet programvare
for å gjennomføre dataanalyseundersøkelser for å gjennomgå og bedre forstå ansattes oppbevarings- og avgangsrater
overvåking av like muligheter

Noen av formålene vil overlappe, og det kan være flere grunnlag som rettferdiggjør vår bruk av dine personopplysninger.

Hvis du unnlater å gi visse opplysninger når det blir bedt om, vil vi ikke kunne oppfylle kontrakten vi har inngått med deg fullt ut (for eksempel utbetaling av lønn eller ytelser), eller vi kan bli forhindret fra å overholde våre juridiske forpliktelser (for eksempel å sikre helse og sikkerhet for våre ansatte).

Vi vil kun bruke dine personopplysninger til de formålene vi samlet dem inn for, med mindre vi med rimelighet mener at vi må bruke dem til et annet formål som er forenlig med det opprinnelige formålet. Hvis vi trenger å bruke dine personopplysninger til et ikke-relatert eller nytt formål, vil vi varsle deg og forklare det juridiske grunnlaget som tillater oss å gjøre dette.

Kompetent mannskap og fokus på opplæring: Vi prioriterer dyktige mannskaper med omfattende opplæring for å forhindre ulykker og hendelser forårsaket av menneskelige feil samt for å redusere risikoen for målrettede cyberangrep.
Kontinuerlig forbedring: Vi forbedrer kontinuerlig våre systemer og prosedyrer, inkludert grundige risikovurderingsprosesser, for å forhindre ulykker, hendelser og helsefarer for både våre ansatte og kunder.
Overholdelse av regelverk: Vi følger alle obligatoriske regler, forskrifter og retningslinjer anbefalt av Den internasjonale sjøfartsorganisasjonen (IMO), flaggstater og vår klasseselskap.
Arbeidsforhold og miljøvern: Vi implementerer prosedyrer og rutiner for å forbedre arbeidsforholdene og beskytte miljøet.
Evaluering og beredskap: Vi gjennomfører regelmessige interne revisjoner, Master’s Reviews og selskapsgjennomganger for å evaluere vår ISM-manual. Vi opprettholder også beredskapsplaner administrert av Nautilus Sjø A/S for døgnkontinuerlig beredskap.
Implementering og vedlikehold: Vi sikrer konsekvent implementering og vedlikehold av våre sikkerhets- og miljøpolicyer både om bord på fartøyene og på våre kontorlokaler.
Leve- og arbeidsforhold: Vi kontrollerer mannskapets leve- og arbeidsforhold gjennom klasseavtaler, ISM-samsvar og direkte rådgivning, motivasjon og opplæring for å opprettholde trygge arbeidsplasser.
Ansattes engasjement i miljøvern: Gjennom opplæring og samarbeid oppmuntrer vi til aktiv deltakelse i miljøvern for å forhindre forurensning og minimere miljøskader fra vår drift.
Forebygging av skader og reduksjon av ulykker: Vi har som mål å forhindre skader og redusere ulykker gjennom bedre planlegging av daglige rutiner og implementering av et avvikssystem med analyse og korrigerende tiltak.
Ansvar og kvalitetskontroll: Hver ansatt er ansvarlig for sin egen sikkerhet og selskapets interesser, og sikrer levering av kvalitetstjenester samt opprettholdelse av en stabil og trygg arbeidsplass.
Alkohol- og rusmiddelpolicy: Bruk av alkohol og/eller ulovlige rusmidler er strengt forbudt og vil føre til umiddelbar oppsigelse samt rapportering til myndighetene.
Kommunikasjon og informasjon: Vi formidler viktig ledelsesinformasjon, policyer og påminnelser gjennom sporadiske selskapssirkulærer sendt til fartøyene.

- 06

Hvordan Vi bruker særlig sensitiv persondata

«Spesielle kategorier» av særlig sensitiv persondata (som beskrevet i avsnitt 3 ovenfor) krever et høyere nivå av beskyttelse. Vi må ha ytterligere begrunnelse for å samle inn, lagre og bruke denne typen persondata. Vi vil om nødvendig behandle spesielle kategorier av persondata i følgende tilfeller:

a. likestillingsovervåking.
b. administrering av vår pensjonsordning.
c. forebygging eller oppdagelse av ulovlige handlinger.

I noen tilfeller vil vi behandle denne typen informasjon når det er nødvendig i forbindelse med juridiske krav, for å beskytte dine interesser (eller andres eller selskapets interesser) og du ikke er i stand til å gi ditt samtykke, eller dersom du allerede har gjort informasjonen offentlig tilgjengelig.

Vår forpliktelse som arbeidsgiver er å bruke dine spesielt sensitive personopplysninger på følgende måter:

Vi vil bruke informasjon relatert til fravær, inkludert sykefravær eller familierelatert permisjon, for å overholde arbeids- og andre lover.
Vi vil bruke informasjon om din fysiske eller mentale helse, eller funksjonshemmingsstatus, for å sikre din helse og sikkerhet på arbeidsplassen, vurdere din arbeidsevne, tilby nødvendige tilpasninger på arbeidsplassen, overvåke og håndtere sykefravær samt administrere ytelser.
Vi vil bruke informasjon om din rase, nasjonale eller etniske opprinnelse, religiøse, filosofiske eller moralske overbevisninger, eller ditt seksualliv eller seksuelle orientering for å sikre meningsfull overvåking og rapportering av likestillingsmuligheter.
Vi vil bruke informasjon om fagforeningsmedlemskap for å betale fagforeningskontingenter, registrere statusen til en beskyttet ansatt og for å overholde forpliktelser i henhold til arbeidsretten.

Vi trenger ikke ditt samtykke dersom Vi bruker spesielle kategorier av din personlige informasjon i samsvar med vår skriftlige policy for å oppfylle våre juridiske forpliktelser, eller av en av de andre grunnene beskrevet i seksjon 6 ovenfor: ‘Hvordan Vi bruker særlig sensitiv persondata’.

I begrensede tilfeller, dersom behovet oppstår, vil Vi be om ditt skriftlige samtykke for å behandle visse spesielt sensitive data. Hvis Vi gjør det, vil Vi gi deg fullstendige detaljer om hvilken informasjon Vi ønsker og hvorfor Vi trenger den, slik at du nøye kan vurdere om du ønsker å gi samtykke.

Du bør være oppmerksom på at det ikke er en betingelse i din kontrakt med oss at du godtar en forespørsel om samtykke fra oss.

- 07

Deling av data

Vi vil i noen tilfeller måtte dele dine data med tredjeparter, inkludert tredjeparts tjenesteleverandører. Vi krever at tredjeparter respekterer sikkerheten til dine data og behandler dem i samsvar med loven. I noen tilfeller vil vi overføre dine personopplysninger utenfor EU/EØS. Dersom vi gjør dette, kan du forvente et tilsvarende nivå av beskyttelse for dine personopplysninger. Vi gjør dette kun når vi har på plass nødvendige sikkerhetstiltak, inkludert bruk av standard kontraktsvilkår, for å sikre sikkerheten til en persons data ved slike overføringer utenfor EU/EØS, på en måte som oppfyller kravene i kapittel 5 i personvernforordningen (GDPR).

Disse tredjeparts tjenesteleverandørene er:

Slike tredjeparts datatjenesteleverandører handler i samsvar med databehandleravtalen og våre instruksjoner. Tjenesteleverandøren kan kun bruke personopplysningene til formål fastsatt av oss og som beskrevet i denne policyen.

- 08

Dataoppbevaring

Hvor lenge vil Vi bruke informasjonen din?

Vi vil kun beholde dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålene vi samlet dem inn for, inkludert å tilfredsstille juridiske, regnskapsmessige eller rapporteringskrav. For å fastsette en passende oppbevaringsperiode for personopplysninger vurderer vi mengden, typen og sensitiviteten til personopplysningene, den potensielle risikoen for skade, uautorisert bruk eller utlevering av dine personopplysninger, formålene vi behandler dem for, og om vi kan oppnå disse formålene på andre måter, samt gjeldende lovkrav.

Vi vil enten permanent anonymisere eller på en sikker måte slette de av dine personopplysninger som vi ikke lenger har bruk for.

- 09

Rett til innsyn, korrigering, sletting og begrensning

Det er viktig at personopplysningene vi har om deg er nøyaktige og oppdaterte. Vennligst hold oss informert dersom dine personopplysninger endres i løpet av ditt arbeidsforhold med oss.

Under visse omstendigheter har du etter loven rett til å:

Be om tilgang til dine personopplysninger (ofte kalt en «innsynsbegjæring»). Dette gir deg muligheten til å motta en kopi av personopplysningene vi har om deg og kontrollere at vi behandler dem lovlig.
Be om korrigering av personopplysningene vi har om deg. Dette gir deg muligheten til å få rettet opp eventuell ufullstendig eller unøyaktig informasjon vi har om deg.
Be om sletting – Vi vil i den grad det er mulig etterkomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre det hvis det er viktige grunner til ikke å slette dem, f.eks. at vi er lovpålagt å beholde dataene eller må lagre informasjonen for dokumentasjonsformål.
Protestere mot behandling – Du har rett til å protestere mot behandling av dine personopplysninger der vi baserer oss på en legitim interesse (eller en tredjeparts interesse), og det er noe ved din spesifikke situasjon som gjør at du ønsker å protestere mot behandlingen på dette grunnlaget. Du har også rett til å protestere dersom vi behandler dine personopplysninger for direkte markedsføringsformål.
Be om begrensning av behandling – Dette gir deg muligheten til å be oss om å midlertidig stanse behandlingen av dine personopplysninger, for eksempel hvis du ønsker at vi skal fastslå nøyaktigheten av opplysningene eller grunnen til behandlingen.
Be om overføring av dine personopplysninger – Dette gir deg muligheten til å be om at dine personopplysninger overføres til en annen part.
Klage til tilsynsmyndigheter – Hvis du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende en klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjon for Datatilsynet er tilgjengelig på www.datatilsynet.no. Vi håper imidlertid at du velger å rette en henvendelse til oss først.

Hvis du ønsker å gjennomgå, verifisere, korrigere eller be om sletting av dine personopplysninger, motsette deg behandlingen av dine personopplysninger, eller be om at vi overfører en kopi av dine personopplysninger til en annen part, vennligst kontakt Lawrence Falkeid på lf@falkeid.no.

Vi må noen ganger be om spesifikk informasjon fra deg for å bekrefte identiteten din og sikre din rett til å få tilgang til informasjonen (eller for å utøve noen av dine andre rettigheter).

Dette er et passende sikkerhetstiltak for å sikre at personopplysninger ikke avsløres til noen som ikke har rett til å motta dem.

I de begrensede tilfellene hvor du har gitt ditt samtykke til innsamling, behandling og overføring av dine personopplysninger for et spesifikt formål, har du rett til å trekke tilbake ditt samtykke for denne spesifikke behandlingen når som helst.

For å trekke tilbake ditt samtykke, vennligst kontakt Lawrence Falkeid på lf@falkeid.no. Når vi har mottatt melding om at du har trukket tilbake ditt samtykke, vil vi ikke lenger behandle dine personopplysninger for det formålet eller de formålene du opprinnelig samtykket til, med mindre vi har et annet lovlig grunnlag for å gjøre det i henhold til gjeldende lov.

- 10

Endringer i denne personvernerklæringen

Vi forbeholder oss retten til å oppdatere denne personvernerklæringen når som helst, og vi vil gi deg en ny personvernerklæring når vi gjør vesentlige oppdateringer. Vi vil også varsle deg på andre måter fra tid til annen om behandlingen av dine personopplysninger.

Det er viktig at du leser denne erklæringen sammen med enhver annen personvernerklæring som gis ved spesifikke anledninger når vi samler inn og/eller behandler personopplysninger om deg, slik at du er klar over hvorfor og hvordan vi bruker slik informasjon.